procesamiento de datos

estructura del trabajo final para las secciones de lso lunes y jueves de las 6:40pm

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 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“SIMON RODRIGUEZ”

NUCLEO BARQUISIMETO

CARRERA: LICENCIATURA ENADMINISTRACION

CURSO: INTRODUCCION ALPROCESAMIENTO DE DATOS

FACILITADORA: ING/LCDA MARIAC MENDEZ

CORREO: mariamendezandueza@gmail.com, procesamientodedatos1.blogspot.es

 

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA

 

·        Lardent, Alberto “Sistemas de información para lagestión empresarial, planteamiento, tecnología y calidad” EditorialPretince-Hall Buenos Aires 2001

·        Lawrence Orilia, “Introducción al procesamiento dedatos para los negocios, editorial MacGraw-Hill 1983

·        Robert kruse “Estructura de datos y diseños deprogramas”

·        Robert Verzello “procesamiento de datos sistemas yconceptos” MacGraw-Hill 1983

 

UNIDAD IV: PAUTAS PARA LA INVESTIGACION A REALIZARSOBRE UNA EMPRESA

 

            Cada equipo conformado contactara ocreara una empresa y le elaborara lo siguiente:

1.      Nombre

2.      Ramo al que se dedica

3.      Misión

4.      Visión

5.      Estructura Organizativa (organigrama)

6.      Seleccione un área de procesamiento de datos automatizado, sobre el cualse requiere definir:

·        Funciones correspondiente al departamento o área deestudio

·        Software que utiliza y expliquen brevemente como seregistran, procesan y almacenan los datos en este.

·        Esquema de procesamiento de datos (flujograma)

·        Mostrar Formularios empleados

·        Dispositivos periféricos de entrada y salida que seemplean en el registro de datos y reporte de Información

·        La forma como se almacenan los datos a través dearchivos o base de datos indicando el tipo, y explicando brevemente que se hacecon la información que se genera con el procesamiento de datos

·        Tecnologías  deinformación y comunicación que la empresa utiliza

 

Nota: el trabajo debeser entregado únicamente en CD, describiendo en la carátula los integrantes delequipo y el nombre de la empresa, el archivo debe ser grabado unicamente enversiones hasta office 2007, y  debe serpresentado solo en alguna de estas aplicaciones, Power Point, Microsoft word, yadobe flash player. 

ejercicio de organigrama

Escrito por procesamientodedatos1 26-09-2012 en General. Comentarios (0)

UNIVERSIDAD NACIONAL  EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ   

NUCLEO DE BARQUISIMETO

Facilitadora: Maria C Méndez

Curso: Introducción al  procesamiento dedatos

 

DISEÑO DE ESTRUCTURA

Parte I.  En relación a los datos suministrados que sedescribe a continuación  elabore elOrganigrama de estructura del proceso administrativo que se desarrolla con susrespectivos niveles y cargos correspondientes.

ComputadoraC.A. La empresa fue fundada en diciembre de 2004, enla ciudad de Barquisimeto, Estado Lara. La actividad comercial de la empresa esla compra, venta y mantenimiento de equipos de computación, así como el diseñoy desarrollo de software comercial y asesoría en general en el área deinformática. Para cumplir con su objetivo, la empresa cuenta con las siguientesunidades orgánicas.

- Asamblea de Accionistas: cuyo objetivo esel de deliberar y resolver todos los asuntos que le sean sometidos a suconsideración dentro de los limites establecidos por el acta constitutiva y elcódigo de comercio.

- Junta Directiva: Planificar y programarlas distintas políticas a seguir por la organización y hacer los correctivos ycambios necesarios para su adecuado funcionamiento. Entre algunas de susatribuciones es la de nombrar el Gerente de Operaciones de la empresa.

La empresa está conformada por lossiguientes sectores: comercialización, finanzas, soporte técnico, proyectosespeciales que se describen a continuación:

a) Comercialización: ejecuta y coordina laspolíticas de ventas desarrolladas por la Junta Directiva ycontroladas por la Gerenciade Operaciones.  A su cargo tiene lasección de mercadeo y el departamento de ventas

b) Finanzas: supervisa, coordina y ejecutarlas actividades administrativas y financieras de la organización. Además,realiza las siguientes funciones: controlar la gestión de cobranza diaria, asícomo las actividades que lleva a cabo la unidad de cobranza y  controlar y realizar el pago a los proveedoresde la empresa;

c) Proyectos especiales: Su principalfunción es diseñar, elaborar e implantar los sistemas automatizados de acuerdoa las exigencias de los clientes. También lleva a cabo funciones educativas,tales como de dictar cursos de computación y de software de aplicacióndesarrollado por la empresa.

d) Soporte Técnico: su actividad principales el mantenimiento preventivo y reparación de equipos de computación. Paraesta actividad, la empresa cuenta con dos técnicos en computación, siendo unode ellos el responsable de la unidad.

- La Gerencia de Operaciones: planificar, controlar ycoordinar las actividades que realizan las unidades orgánicas que conforman lossectores básicos de la organización. Asimismo, es responsable del cumplimientode las políticas generales desarrolladas por la junta directiva

Finalmente, la empresa cuenta con lassiguientes unidades orgánicas:

- Personal: elabora la nómina y lleva elcontrol y registro del SSO, LPH, asistencia del personal, así como laaplicación de las evaluaciones de rendimiento. Sirve como una unidad de apoya ala Gerenciade Operaciones y a los distintos sectores de la organización.

- Contabilidad: registra en el sistemacontable las operaciones financieras, elabora todos los cálculos relacionadoslos asuntos fiscales y emite los estados financieros. Tiene relación desubordinación con la gerencia de finanzas.

- Facturación: se encarga de recibir lospedidos elaborados por los representantes de ventas y emite las facturas(contado y crédito) es un departamento a nivel de Contabilidad.

- Desarrollo de Sistemas: encargada deelaborar los programas de acuerdo a las especificaciones de los clientes. Esuna unidad adscrita  en una relación delínea a proyectos especiales

- Mantenimiento de Sistemas: encargada de lainstalación y puesta en funcionamiento (en la empresa del cliente) del softwareelaborado por la unidad de desarrollo de sistemas. Esta es una unidad adscritaa la gerencia de soporte técnico se ubica como una sección a un nivel inferior delo que se ubica el  departamento decontabilidad.

- La empresa cuenta una consultaría jurídicaasesora de la gerencia de operaciones que se encarga de dar asistencia a la empresaen todos aquellos aspectos legales que así lo requiera, y cuenta además por el comitéo comisión de planificación presidido por el Gerente de Operaciones. A su vezla empresa cuenta con una sucursal en la ciudad de Valencia que reportadirectamente  al gerente de operaciones

ejercicios unidad II guia II procedimientos administrativos

Escrito por procesamientodedatos1 26-10-2011 en General. Comentarios (0)

PRÁCTICA # 1: PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

        

 

    Procedimiento: Solicitud deArtículos de Oficina al Almacén.

 Descripción del procedimiento

    Se inicia el procedimientocuando en la Unidad Solicitantese emite la requisición de  artículos deoficina, Forma RA, en original y copia. El jefe de la Unidad Solicitanteverifica la requisición y la firma en señal de aprobación.

La Unidad Solicitante envía el original de la forma RA y la copia a la Gerencia General.El Gerente General verifica los datos de la requisición de artículos de oficinay decide su aprobación

 Si la Gerencia Generalno aprueba el pedido, devuelve la requisición a la Unidad Solicitante  con las observaciones correspondientes, dondees archivada. De lo contrario, si la Gerencia Generalaprueba el pedido, firma la requisición (forma RA) y la envía a la Sección de Almacén.

En el almacén, son revisados los datos de la requisición y se emite lanota de entrega de artículos de oficina (forma NE) en original y copia.

El Auxiliar de Almacén, entrega los artículos de oficina al empleado dela Unidad Solicitante, éste firma la NE en señal de recepción.

El Auxiliar de Almacén desglosa los documentos y archiva los originales.Las copias son devueltas a la Unidad Solicitante.

En la Unidad Solicitante,el Jefe de la Unidadverifica los documentos para evaluar la cantidad de artículos recibidos.

En caso de que no se haya despachado algún artículo de oficina deacuerdo a la solicitud, el Jefe de la Unidad hace la debida observación en la copia de larequisición de artículos. Luego, archiva definitivamente las copias de larequisición y nota de entrega. En caso de que el despacho este completo,archiva también todos los documentos.

Fin del procedimiento.                                                 

Se pide que:

1) Redacte el procedimiento y diseñe el flujograma

2) Definas las normas que regulan al procedimiento

3) En caso de que detecte fallas en el procedimiento, descríbalas yproponga las soluciones

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PRÁCTICA # 2: PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

 

Procedimiento: Facturación de Repuestos por Ventas al Mayor.

Descripción:

1)     Se inicia el procedimiento cuandoel representante de venta entrega en el Departamento de Ventas el pedido delcliente, formulario PE, en original y copia.

2)     En el Departamento de Ventas, sonverificados los datos del pedido por el Jefe de la Unidad.

3)     En el Departamento de Ventas, la Secretaria de Ventasarchiva la copia del pedido.

4)     El Departamento de Ventas, envíael original del pedido (PE) a la Gerencia General.

5)     En la Gerencia General,el Gerente General verifica los datos del pedido.

6)     En la Gerencia Generalse decide sobre la aprobación del pedido.

6.1) Si el Gerente General no aprueba el pedido, lo devuelve alDepartamento de Ventas.

6.2) En el Departamento de Ventas, la Secretaria de Ventasarchiva definitivamente el pedido (PE).

6.3) La Secretariade Ventas notifica al vendedor de la decisión.

7)     De lo contrario, si el GerenteGeneral aprueba el pedido (PE) lo firma.

8)     El Gerente General envía el pedido(PE) al Departamento de Ventas.

9)     En el Departamento de Ventas, conel pedido (PE) la Secretaria de Ventas emite la factura (forma FO) en originaly dos copias.

10)     La Secretaria de Ventas archiva elformulario PE.

11)     La Secretaria de Ventas envía alDepartamento de Administración el original de la factura (FO) y la primeracopia.

12)     En el Departamento deAdministración, el Auxiliar de Contabilidad registra la factura en el sistemacontable (cuentas por cobrar).

13)     El auxiliar de contabilidad emitepor el computador el comprobante contable (CC).

14)     En el Departamento deAdministración, el Auxiliar de Contabilidad archiva la primera copia de lafactura junto con el comprobante contable.

15)     El Auxiliar de Contabilidad envíael original de la factura al procedimiento 5 paso # 1 (gestión de cobro).

16)     En el Departamento de Ventas, la Secretaria de Ventasenvía la segunda copia de la factura a la Sección de Almacén.

17)     En la Sección de Almacén, con la copia de la factura seprocede a embalar la mercancía.

18)     En la Sección de Almacén una vez embalada la mercancía,se emite la guía de despacho.

19)     La guía de despacho y la copia dela factura son enviadas al cliente junto con la mercancía (en el transportedispuesto para ello).

20)     Fin del procedimiento.

Se pide: a) Diseñe el flujograma.

 b) Redacte dos normas delprocedimiento.

c) En caso de que detecte fallas en el procedimiento, descríbalas yproponga las soluciones

 

PRÁCTICA # 3: PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

         

 Nombre del Procedimiento:Compra de Mercancía.

El procedimiento se iniciacuando en el Departamento de Almacén se emite por el computador el listado deArtículos en Fallas (AF). Dicho listado es verificado por el Auxiliar de Almacén.

El Auxiliar de Almacén, envía el listado de Artículos en Fallas a la Gerencia Generalpara su respectiva aprobación.

En la Gerencia General, el Gerente General verifica el listado yprocede a su aprobación. Si no lo aprueba, devuelve el listado al Departamentode Almacén. Al contrario, si aprueba el listado lo firma y lo envía alDepartamento de Compras. 

En el Departamento de Compras, el Jefe de Compras con el listado de Artículosen Fallas (AF) revisa a los proveedores y procede a emitir por el computador laorden de compra (OC) en original y dos copias, firma la Orden de Compras y destruyeel listado AF.

El Jefe de Compras de acuerdo a las condiciones del proveedor, decidecomo procesar el pedido de mercancía (hay tres opciones: R, F, I).

La primera opción, es procesar la compra vía representante de venta(opción R), con lo cual el Jefe de Compras desglosa la Orden de Compra y entrega eloriginal al representante de venta del proveedor. La primera copia de la Orden de Compra es archivadacomo soporte de la operación. Y finalmente, el Jefe de Compras envía la segundacopia de la Ordende Compra al procedimiento 5 paso # 1 (recepción de mercancía).

Si la compra se procesa vía FAX (opción F), entonces el Jefe de Comprasdesglosa la Ordende Compra y realiza las siguientes actividades: a) Hace la solicitud vía  Fax usando el original de la orden de compra;b) archiva el original de la orden de compra (OC) junto con su primera copia; yc) la segunda copia de la orden de compra (OC) la envía al procedimiento 5 paso# 1 (recepción de mercancía).

Si la compra se debe realizar vía Internet (opción I), el Jefe deCompra escanea la Orden Compray la envía al proveedor. Archiva el original de la Orden de Compra (OC) juntocon su primera copia; y la segunda copia es enviada al procedimiento 5 paso # 1(recepción de mercancía).

Fin del Procedimiento.

a) Diseñe el flujograma.

b) Redacte dos normas del procedimiento.

c) En caso de que detecte fallas en el procedimiento, descríbalas yproponga las soluciones

 

 

 

 

PRÁCTICA # 4 SOBREPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

   Procedimiento: Entregade Cheques a Proveedores.

1.- El procedimiento se inicia cuando en la Sección de Caja se recibede la Presidenciael cheque-vaucher (original y copia) con todos sus anexos (original y primeracopia de la orden de pago –OP–, copia de la orden de compra –OC– y la facturaoriginal del proveedor –FP-).

2.- En la Secciónde Caja, el cajero archiva temporalmente los documentos hasta que el proveedorse presente a retirar el cheque.

3.- El la Secciónde Caja al presentarse el proveedor, el cajero busca en el archivo elcheque-vaucher con todos sus anexos (original y primera copia de la orden depago –OP–, copia de la orden de compra –OC– y la factura original del proveedor–FP-).

4.- En la Secciónde Caja el proveedor firma el vaucher en señal de recepción del cheque.

5.- El Cajero desprende el cheque del vaucher.

6.- El Cajero entrega el cheque al proveedor.

7.- Archiva los documentos a la espera del cierre de caja.

8.- Al cierre de caja, el cajero extrae los documentos del archivo.

9.- El Cajero envía todos los documentos al Departamento deContabilidad.

10.- En el Departamento de Contabilidad se verifican los documentosrecibidos.

11.- En el Departamento de Contabilidad, el Auxiliar de Contabilidadprocede a realizar el registro contable.

12.- El auxiliar de Contabilidad emite el comprobante contable

13.- En el Departamento de Contabilidad, el Auxiliar de Contabilidaddesglosa los documentos y los distribuye de la siguiente manera:

13.1.- Archiva el original de laorden de pago, el original del vaucher, la copia de la orden de compra, lafactura original y el comprobante contable.

13.2.- Envía el resto de losdocumentos (la copia del vaucher y de la orden de pago) al Departamento deTesorería.

14.- En  el Departamento deTesorería se chequean la documentación recibida.

15.- En el Departamento de Tesorería, la secretaria archivadefinitivamente los documentos.

16.- Fin del Procedimiento.

a) Diseñe el diagrama de flujo del procedimiento descrito.

b) En caso de que detecte fallas en el procedimiento, descríbalas yproponga las soluciones

 

 

Unidad II-guia I-estructura administrativa

Escrito por procesamientodedatos1 26-10-2011 en General. Comentarios (0)

Unidad II. ASPECTOSA TOMAR EN CUENTA PARA LA ELABORACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

 

·       

ESTRUCTURA

PROCEDIMIENTOS

QUE SE HACE

COMO SE HACE

DONDE SE HACE (UO)

CUANDO SE HACE LO INDICA LA NORMA

No olvidar:

  • Al ser un organigrama estructural se debe identificar es el nombre de la unidad orgánica y no el nombre del cargo del responsable de quien la ocupa
  • Sobre un mismo nivel se debe tener siempre una misma denominación,  ya que indica jerarquía. Ej. En un mismo nivel todas la UO deben ser secciones, gerencias, departamentos etc.



  • Las unidades asesoras no forman niveles jerárquicos
  • Los comités no son unidades orgánicas  ya que están formados por personas de distintas unidades orgánicas, por lo que no se le hace línea de mando, pero son representadas en la estructura aisladamente.
  • Las unidades de apoyo no forman nivel ellas pertenecen al nivel de quien dependen  ( se recomienda colocar a planificación, e informática como unidades de apoyo)

Unidadesde Línea                        Unidadesde apoyo                 Unidadesasesoras     U desconcentradas          

 

 

 

 

 

 

PRACTICAS SOBRE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

 

Planteamiento del Problema:

La empresa Fabricantede Repuestos ha experimentado un sostenido crecimiento durante el año 2005. Poresta razón, la Junta Directiva toma la decisión de contratarlo a usted para quehaga un estudio y rediseño de la estructura organizativa de la empresa.

Después de haber realizado el levantamiento deinformación a través de un cuestionario aplicado a los responsables de lasunidades orgánicas, se obtuvo la siguiente información:

1. - La Máxima autoridad recae sobre la Asamblea deAccionista. Entre sus atribuciones es nombrar los miembros de la JuntaDirectiva. Asimismo, y de acuerdo a los estatutos, la empresa cuenta con uncomisario nombrado por la Asamblea de Accionistas.

2. - La Junta Directiva se encuentra conformada por 6miembros, el presidente y 5 directores. La Presidencia hace vida activa en laempresa y tiene atribuciones muy específicas en su administración, por tantoconstituye una unidad orgánica.

3. - La Gerencia General, se encarga de planificar lasestrategias a seguir para que la empresa cumpla con sus objetivos. Además,supervisa, dirige y coordina todos los sectores de la organización. Mantieneuna relación de línea con la Presidencia.

4. - Hay una Unidad Financiera que tiene una relaciónformal de subordinación con la Gerencia General. La misma está encargada dedirigir, coordinar y supervisar todas las actividades financiera, fiscales, ycustodia de fondos. Para ello cuenta con las unidades de contabilidad, cobranzae informática.

5. - La empresa requiere contratar los serviciospermanentes de un abogado, cuya función será la de sugerir las acciones quedebe tomar la empresa en todos los asuntos legales en las que se involucre.Tendrá una relación de subordinación con la Presidencia de la Compañía.

6. - La Gerencia de Producción se encarga deplanificar, dirigir y coordinar el proceso productivo de la empresa, esto lomaterializa a través de la unidad de fabrica. Además, coordina, dirige ysupervisa las unidades de almacén de materia prima y de productos terminados.Considere que estas dos últimas unidades son de vital importancia para laorganización.

7. - Es necesario crear la Unidad de Publicidad yMercadeo, que se encargará de

recomendar y orientar a la empresa en todo lorelacionado con la distribución, estudio

de mercado y publicidad del producto.

8. - Existe la Unidad de Ventas, que esta al mismonivel de la Gerencia de Producción y tiene como funciones elaborar, dirigir ycontrolar el plan de venta de la organización. Además, coordina y supervisa lasUnidades de Ventas al Mayor y al Detal.

9. - La empresa tiene una sucursal en Barinas quedepende directamente de la Gerencia General, y un comité de seguimientopresupuestario integrado por los jefes los responsables de las unidadessectoriales, y presidido por el Gerente General.

Con la información suministrada:

1) Diseñe la estructura de la organización. 2) ¿Quétipo de estructura tienen la

organización?. 3) Identifique los tipos de unidadesorgánicas

guia II unidad I

Escrito por procesamientodedatos1 03-10-2011 en General. Comentarios (0)

CATEDRA  – PROCESAMIENTO DE DATOSs:

I. Introducción

Tanto para el caso de las organizaciones detodo tipo, como para los individuos, lo normal es vivir absorbidos por elpresente en forma casi total.

En el caso de las organizaciones, a lo sumose utilizan datos acerca de los resultados de la acción, que provee el Sistemade Información (SI) con el objeto de realizar un control de la gestión. Estaretroalimentación tiene generalmente por objetivo la adopción de medidascorrectivas.

A pesar de lo indicado, es de fundamentalimportancia pensar en el futuro, porque es allí donde vamos a pasar el resto denuestras vidas. Pensar en el futuro significa dejar de estar sumergidos en larutina diaria, en las operaciones o transacciones de la organización en todos losniveles, significa pensar en forma estratégica.

Planificar tiene que ver con los distintosniveles de planeamiento (político, estratégico, logístico, táctico) que nospermitan construir una pirámide de objetivos, desde los objetivos últimos de laorganización, hasta los meramente operativos, que guían la acción en losniveles más bajos.

Una decisión "racional" es aquellaque se efectúa para lograr los objetivos del que la toma. Por lo tanto, no esposible hablar de conducta racional si no están explicitados los objetivos deldecididor, cualquiera sea el nivel de la escala jerárquica en que se encuentre.

II. Conceptos

A continuación hacemos una revisión de losacepciones aceptadas para los términos que se utilizan comúnmente en materia deplaneamiento, cualquiera sea el plazo en el que se realiza el mismo.

Se trató de ordenar, dentro de lo posible,los conceptos partiendo de lo general para llegar a los específico, en formaestructurada.

Visión

Siguiendo a Santiago Lazzati podemos decirque la visión es la visualización de una situación futura y deseable, que seaspira a lograr en un horizonte más bien lejano, aunque no necesariamente estéclaro el camino para ello(5).

La visión, una vez formulada, debe sercompartida por todos los que intervienen en la organización. De esa forma, lavisión compartida pasa a operar como un factor poderoso de motivación para losmiembros de la organización.

Misión

En forma muy simplificada podemos decir conLazzati que la misión es una síntesis de la naturaleza del negocio.Consiste en definir someramente cuál es el mercado; los clientes, ya seaninternos o externos; cuáles son las necesidades a satisfacer; las propiedadesde los productos o servicios(5).

Con el pensamiento estratégico, se utiliza"misión" para señalar la definición del negocio o actividad centralde la organización, la representación de los criterios o conceptos empresariosu organizacionales fundamentales (4).

Políticas

Las políticas son pautas de conducta,principios fundamentales que guían el comportamiento de la organización.

Objetivos

Podemos definir los objetivos como ladefinición concreta de la misión y la visión de la organización(4). Constituyenel primer nivel de aspiración sobre el desempeño que se pretende alcanzar en laorganización. Son resultados o atributos a lograr: rentabilidad, flujo defondos, crecimiento, participación en el mercado, satisfacción de clientes)(5).

Metas

Las metas son objetivos expresados entérminos específicos, cuantificados y relacionados con períodos específicos enel tiempo. Las metas pueden ser cuantitativas / acumulativas (monetarias y nomonetarias) así como también referirse a puntos de avance o a la terminación deun proyecto(5).

Estrategias

"Constituyen un curso de acción elegidofrente a un planteo de cursos de acción alternativos"(5).

Las estrategias son el diseño de las formasque la organización utilizará para alcanzar los objetivos. Deben apoyarse enlas fortalezas organizacionales (ventajas competitivas sostenibles) (4).

Deben versar sobre cuestiones estratégicasclave, donde la elección de un curso de acción habrá de tener un impactosignificativo sobre el rumbo de la organización.

Cabe distinguir en estrategias sobre:

 

 

el output (mercados, clientes y productos, estrategia competitiva, política de precios, canales de distribución)

El input, obtención y utilización de recursos (humanos, tecnología, financiamiento)(5).

III. Sistema deInformación y Planeamiento

"Si quieres triunfar, debes tomar lainiciativa"

Sun Tzu (El Arte de la Guerra)

"La planeación que prepara a unaorganización para adaptarse a su situación concreta le proporciona una ventajacompetitiva" Hampton (Administración)

Planeamiento de la organización y SI

Tradicionalmente no ha habido relación entreel desarrollo del sistema de información y el planeamiento estratégico de lasorganizaciones. En realidad no existía relación planeamiento de ningún tipo.

Andreu, Ricart y Valor (6) identifican cuatrofases en la evolución del proceso de una organización al incorporar latecnología de la información (TI) a la implementación de sus SI:

Inicio: Se introduce la informática en la organización. Se produce en la década de los 60, con grandes equipos, que son manejados por especialistas. Se caracteriza por la mecanización de pocos procesos, generalmente administrativos, muy estructurados.

Contagio: Se produce una "expansión anárquica" de las aplicaciones informáticas, también se desarrollan procesos diversos, además de los puramente administrativos. En esta etapa el área de SI es la que asigna recursos y determina prioridades.

Control: Se intenta implantar algún tipo de control con objeto de evitar un crecimiento anárquico y sin ningún tipo de integración. La dirección superior de la organización comienza a inmiscuirse en la asignación de recursos y prioridades.

Interdependencia entre estrategia de la compañía – TI/SI: En esta etapa, se produce, por un lado, la madurez de la aplicación de la nueva tecnología a los SI. Por otra parte, se trata de integrar TI/SI con la estrategia de la organización, en el momento de su formulación.

El SI de una organización no puede serindependiente de su estrategia, ya que debe contribuir a ponerla en práctica.Esta relación puede plantearse como dos estrategias diferenciadas La aplicaciónde una u otra de estas estrategias depende de cada situación en particular(6):

 

 

Diseñar el SI después de la estrategia de negocio, si se desea que sea un simple apoyo pasivo.

Hacer en paralelo el diseño del SI y la estrategia del negocio, si el objetivo es que el SI sea un elemento activo de la estrategia.

Clasificación de los planes:

Los planes pueden clasificar de distintasformas, especialmente teniendo en cuenta la amplitud del horizonte deplaneamiento. Lardent hace la siguiente clasificación:

Planeamiento Político

Planeamiento Estratégico

Planeamiento Logístico

Planeamiento Táctico

Acción

El siguiente es un cuadro en el que Lardentresume los tipos de planes de acuerdo con el nivel de la organización donde serealizan, el horizonte de planeamiento y el producto que se obtiene de cadauno:

Nivel

Horizonte

Tipo

Producto

Directorio

Largo plazo

Político

Políticas

Alta gerencia

Mediano plazo

Estratégico

Objetivos primarios

Gerencias

Corto plazo

Logístico

Objetivos secundarios

Jefes

Inmediato plazo

Táctico

Metas

Empleados

Actual

Acción

Resultados

Conceptos equivocados en cuanto aestrategia y dirección

En todo el desarrollo anterior, se partió dela base que los planes se establecen de arriba hacia abajo, en formaestructurada. En muchas organizaciones, el sistema de planificación es de abajohacia arriba. Se dedica mucho tiempo y esfuerzo a preparar planes tácticos,pero muy poco a la planificación de la estrategia de la organización.

De la misma forma, muchos sistemas deorganización no se definen de arriba hacia abajo, sino que se comienza con labase de la pirámide. Primero se desarrollan los sistemas operativos que manejanlas transacciones y luego se va escalando para llegar a los sistemas de soportepara la toma de decisiones de los niveles superiores.

Nuevas tendencias en planificación

En el mundo cambiante y competitivo en quelas organizaciones se encuentran inmersas, Karl Albrecht (1) considera que serequiere algo más que planificar, en el concepto generalizado de estaactividad.

El error consiste en dedicar la atención acumplir con los planes trazados, en lugar de explotar las oportunidades, quegeneralmente no se pueden anticipar, por lo tanto no pueden planearse.

Este enfoque de "futurización"reconoce que no se puede conocer con certeza el futuro. Por lo tanto, reemplazaal proceso de planificación por un "proceso de estrategia de la acción,más versátil, adaptativo, activo y capaz de reaccionar"(1) .

Se trata de un proceso mental constantementeactivo que genera estrategias de acción para aprovechar el ambiente cambiante.Un enfoque de futurización de este tipo requiere la medida de los resultados yla utilización de indicadores para determinar la efectividad de las estrategiasdesarrolladas en la organización. Para continuar con este tema remitimos a lostemas específicos de nuestra materia (dinámica de sistemas, uso de indicadores,simulación, etc.). 

IV. Sistemas Integradosde Información 

La empresa como sistema:

De acuerdo con el concepto de sistema, laempresa es un todo integrado, un sistema, formado por subsistemas ordenadosjerárquicamente. Cada uno de estos subsistemas es a su vez un sistema formadopor otros subsistemas de orden menor.

La misma organización, que en el párrafoanterior la consideramos un sistema, puede concebirse como un subsistema desistemas de mayor jerarquía.

Evolución de los sistemas de informaciónen cuanto a integración:

Toda organización, no importa su tamaño,cuenta con áreas de actividad o de poder. Dentro del sistema de la organizaciónexisten problemas de preponderancia o jerarquía entre los subsistemas deinformación y de poder. Para estudiarlo debemos considerar la evolución en eltiempo de los sistemas de información.

1ra. Etapa:

Mientras no se produjo un significativoavance en materia de equipos de procesamiento electrónico de datos, cada una deestas áreas de actividad, de poder o divisiones de la organización política delas empresas procesaba sus datos manualmente o utilizando equipos mecánicos.

De tal forma, cada división de la empresadefinía y procesaba su propio sistema de información, por separado,constituyendo verdaderos compartimentos estancos con respecto a los sistemas delas demás divisiones.

Es así como los sistemas de información erandeterminados por la estructura de poder de las organizaciones, dependiendojerárquicamente de ella.

2da. Etapa:

Posteriormente aparecen equipos mecánicos oelectromecánicos, con limitaciones en velocidad, capacidad de memoria y dearchivo que sólo permitían su aplicación en pocas áreas de la organización. Deesta forma, la estructura de poder sigue determinando al sistema de información(SI).

3ra. Etapa:

El desarrollo de todo lo relacionado con la Tecnología de la Información (TI), asícomo la aplicación de nuevos avances permiten desarrollar sistemas deinformación cada vez más complejos y que se extienden a todos los sectores dela empresa, no solamente los tradicionalmente servidos por ellos.

El SI resultante está conformado por un grannúmero de subsistemas que no están adecuadamente interrelacionados entre sí,que son verdaderos compartimentos estancos. La causa la debemos encontrar enque estos subsistemas, aunque pueden haber sido desarrollados sobre la mismaplataforma, provienen de esos antiguos sistemas de información conprocesamiento manual o electromecánico, determinados por la estructurajerárquica de la organización.

Estos SI, debido al origen mencionado, no seencuentran adecuadamente integrados y generalmente adolecen de los siguientesdefectos:

Redundancia de datos: Un mismo archivo se encuentra repetido en distintos subsistemas (por ejemplo, puede existir un archivo Clientes en Entrada de Órdenes para la recepción de los pedidos para producción, otro en Despacho para la confección de los remitos, otro para Facturación y, un último archivo de Clientes en Cuentas Corrientes). Estos archivos redundantes pueden tener distinto grado de actualización en un determinado momento, e incluso pueden contener errores. Por lo tanto pueden dar lugar a la emisión de información contradictoria que llega a provocar conflictos de importancia en los niveles decisorios.

 

Ingreso de un mismo dato varias veces: Un dato que ya se encuentra dentro de un subsistema debe ser reingresado en otro, generalmente en forma manual. En un ejemplo simple, aún suponiendo que se encuentran implementados en el mismo equipo de procesamiento de datos, por el mismo personal de desarrollo, si no existe una adecuada interrelación entre subsistemas, puede ser que en el Subsistema de Facturación sea necesario ingresar el remito que fue oportunamente emitido por el Subsistema de Despacho.

 

Se optimizan los objetivos parciales de las áreas de poder individuales: Los sub-objetivos que se establecen para cada una de las áreas de poder o actividad deben contribuir al logro de los objetivos últimos o finales de la organización. Si bien esto ocurre en un principio, puede ocurrir que con el tiempo estos sub-objetivos se apartan de dichos objetivos finales.

4ta. etapa

Teniendo en cuenta los importantes avances enmateria de TI, especialmente en lo referente a bases de datos, se llega alconcepto de Sistemas Integrados de Información, que analizamos a continuación.

Sistemas Integrados de Información

Los principales problemas estudiados en laque denominamos tercera etapa de la evolución de los sistemas de información,provocados por el crecimiento de las aplicaciones sin una adecuada integraciónentre las mismas. No se integran los subsistemas que forman el sistema deinformación de la organización.

Según Alberto Lardent, "un sistemaintegrado es aquel en que un dato ingresa por un único punto del sistema, ycomo consecuencia de ello, produce la actualización en tiempo real de la basede datos de todos los subsistemas o módulos del sistema que hacen uso de esainformación".

Por lo tanto, se puede llegar a este sistemaintegrado gracias al desarrollo de bases de datos que eliminaron la dependenciaprograma-archivos que se producía en los archivos tradicionales, con lo quetenemos otra característica de los sistemas integrados, que es la eliminaciónde las redundancias innecesarias, porque cada dato no se repite en elsistema de información. Existe un solo dato, que puede ser accedido desde todoslos módulos o subsistemas, observando los requisitos en cuanto a seguridad yconfidencialidad.

Los sistemas integrados permiten una visiónglobal, totalizadora del sistema de información de la organización, a través dela cual se puede llegar a la optimización de los objetivos finales.

Plan Maestro de Sistemas

Una condición indispensable para desarrollarun Sistema Integrado de Información es comenzar por la definición de un PlanMaestro de Sistemas, que tiene los siguientes componentes:

Definición de los subsistemas o módulos

Definición de los acoplamientos o interrelaciones entre módulos

Cuando se tiene definido el Plan Maestro deSistema de una organización, se puede comenzar a la implementación de cada unode los módulos del mismo. Esta implementación puede consistir en el desarrollode nuevos subsistemas, o en el replanteo de los antiguos módulos que no seencontraban integrados al sistema de información. 

Nuevas tendencias en SII

Teniendo en cuenta la importancia de contarcon un SII, muchas empresas intentaron desarrollarlos internamente, enparticular las medianas y grandes.

Con los cambios producidos, especialmente eneste comienzo de siglo XXI, con la aceleración del cambio y la competenciaferoz, los empresarios se vieron obligados a concentrar sus esfuerzos en su"negocio", en el cual son especialistas. Por lo tanto se dejaron delado esfuerzos en actividades en las que no son especialistas, como eldesarrollo de sistemas.

Especialmente teniendo en cuenta losdesarrollos realizados por empresas de software, que llegan a ofrecer unavariedad de SII, con características que permiten adaptarlas a las necesidadesde una amplia gama de usuarios.

Algunas de las características de estos SIIque observa Lardent son:

Estructura modular.

Se construyen en base a módulos integrados.

Operan on-line y tiempo real

Interactivos.

La integración de los módulos brinda una única fuente de datos que evita las discrepancias de la información proveniente de distintos subsistemas.

Posibilidad de utilizar varias plataformas.

Flexibles, parametrizables y con alta capacidad para su adaptación a las necesidades del cliente.

Estructura abierta que facilita la interconexión con otras aplicaciones.

Los módulos generan información para el sistema contable.

Son compatibles con el comercio electrónico, Internet e Intranet.

Permite la implementación de un data warehouse.

En la implementación de un paquete de SII eléxito depende en gran medida de la actuación del grupo que toma a su cargo lainstalación, que requiere la participación de:

Proveedor del sistema

Consultores

Empresa-cliente

La participación del profesional en cienciaseconómicas puede darse en forma activa en cada uno de los participantes en unSII. Por una parte en el desarrollo del sistema, como analista lógico en elequipo del proveedor del mismo.

También es importante la intervención delprofesional en ciencias económicas como especialista dentro del grupo deconsultores que participa en la implementación del SII. En ese grupo serequieren especialistas de todo tipo, en este caso en particular para colaboraren la adaptación del SII a la organización y en la solución de los problemasque se presenten.

Por último, es imprescindible que intervenganlos profesionales en ciencias económicos de la organización que va a implantarel SII, porque son los que conocen los requerimientos de información en lasdistintas áreas y niveles de la empresa. Deben intervenir en primer lugar en laselección del SII, teniendo en cuenta las características de los paquetesofrecidos y de las empresas proveedoras.

Luego es importante su intervención en lasdistintas etapas del proceso de implementación, adaptando el producto a lasnecesidades propias de la organización y colaborando en la solución queindefectiblemente se van a presentar en esta tarea.

 

Cita Bibliográfica

 (1) ALBRECHT, Karl: "La Misión", Ed. Paidos(1996).

(2) HAMPTON, David R.:"Administración"; Ed. McGraw-Hill (México, 1992).

(3) LARDENT, Alberto R.: "Sistemas deinformación para la gestión empresaria. Planeamiento, tecnología ycalidad"; Ed. Prentice-Hall (Buenos Aires, julio de 2001).